E-Mails und Anfragen
Liest jede Nachricht, versteht das Anliegen und erledigt den nächsten Schritt: Antwort, Termin oder Weiterleitung an die richtige Person.
Anfrage erkanntAntwort entworfenAn Team gegeben
KI-Automatisierung
KI-Automatisierung, die Routine selbst erledigt.
KI-Automatisierung heißt: Software mit künstlicher Intelligenz erledigt wiederkehrende Aufgaben selbst. KI-Agenten lesen E-Mails, tragen Termine ein, pflegen Daten und beantworten Standardfragen. Ihr Team kümmert sich um das, was Erfahrung braucht.
- FFamilie KrügerTermin nächste Woche möglich?liest …Termin eingetragen
- SStadtwerkeRechnung Oktoberliest …An Buchhaltung
- MM. YilmazHaben Sie samstags geöffnet?liest …Beantwortet
- BBauherr LenzAngebot für das Badliest …Angebot vorbereitet
Was ein KI-Agent bei Ihnen übernimmt.
Termine
Anfragen landen direkt im Kalender, die Bestätigung geht automatisch raus.
Daten und Dokumente
Rechnungen, Formulare und Lieferscheine werden ausgelesen und dorthin übertragen, wo sie hingehören.
Ihre Systeme, verbunden.
CRM, ERP, E-Mail, Kalender und Buchhaltung: Wir verbinden die Werkzeuge, die Sie schon nutzen, zu einem durchgehenden Ablauf.
KIE-MailKalenderCRMBuchhaltungCloud-Ablage
Chat für Ihre Kunden
Ein Chatbot beantwortet Standardfragen sofort, auch nach Feierabend, und gibt Komplexes an Ihr Team weiter.
Messbar statt geschätzt
Dashboards zeigen, wie viele Vorgänge automatisch erledigt wurden und wie viel Zeit das spart.
Beispiel aus einer Praxis
Der Kalender füllt sich, während das Team arbeitet.
Terminanfragen kommen per E-Mail oder über die Website. Der KI-Agent prüft freie Zeiten, trägt den Termin ein und schickt die Bestätigung. Morgens sieht das Team nur noch, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.
Illustration aus unserem Video, kein Kundenprojekt.
So läuft es ab.
Analyse
Wir schauen uns Ihre Abläufe an und finden gemeinsam, wo Automatisierung den größten Hebel hat.
Konzept
Eine Lösung, die zu Ihren Systemen und Prozessen passt.
Umsetzung
Agil, mit regelmäßigen Zwischenständen. Sie sehen den Fortschritt live.
Launch und Optimierung
Nach dem Start überwachen wir die Ergebnisse und verbessern laufend.
Ratgeber
KI-Automatisierung verständlich erklärt.
Was KI-Automatisierung ist, was sie von klassischer Automatisierung unterscheidet, welche Abläufe sich eignen, welche Werkzeuge es gibt, was es kostet und wie Sie anfangen.
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung bedeutet, dass Software mit künstlicher Intelligenz wiederkehrende Aufgaben selbstständig erledigt. Sie liest E-Mails und Dokumente, versteht, worum es geht, trägt Daten in Ihre Programme ein und stößt den nächsten Schritt an, zum Beispiel eine Antwort, einen Termin oder eine Weiterleitung.
Der Unterschied zu früheren Lösungen: KI kommt mit frei formulierten Anfragen, Tippfehlern und neuen Fällen zurecht. Was sie nicht sicher erledigen kann, legt sie einem Menschen vor.
Automatisierung und KI-Automatisierung: der Unterschied
Beides wird oft kombiniert: feste Regeln für das, was immer gleich ist, KI für alles, was verstanden werden muss.
| Klassische Automatisierung | KI-Automatisierung | |
|---|---|---|
| Arbeitsweise | feste Regeln: „wenn A, dann B“ | versteht Inhalte und wählt den passenden Schritt |
| Eingaben | gleich aufgebaute Daten, Formulare | freie Texte, E-Mails, PDFs, Fotos von Belegen |
| Ausnahmen | bricht ab oder braucht eine neue Regel | erkennt Sonderfälle und gibt sie an Menschen weiter |
| Beispiel | Rechnung per E-Mail landet automatisch im Ordner | Anfrage wird verstanden, beantwortet und als Termin eingetragen |
Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?
Gute Kandidaten kommen oft vor, laufen immer ähnlich ab und haben mit Texten, E-Mails oder Dokumenten zu tun. Typische Beispiele:
- Kundenanfragen: E-Mails und Kontaktformulare verstehen, beantworten oder an die richtige Person geben.
- Termine: Anfragen prüfen, freie Zeiten finden, eintragen und bestätigen.
- Angebote und Rechnungen: Daten aus Anfragen, Aufmaßen oder Belegen übernehmen und Entwürfe vorbereiten.
- Dokumente: Lieferscheine, Formulare und Rechnungen auslesen und ins richtige System übertragen.
- Vertrieb: neue Anfragen einordnen, ins CRM eintragen und an Nachfassen erinnern.
- Wissen im Team: Fragen zu Abläufen oder Produkten aus Ihren eigenen Unterlagen beantworten.
- Kundenservice rund um die Uhr: ein Chat, der Standardfragen sofort beantwortet und Komplexes weitergibt.
Mehr Beispiele mit Ablauf: 10 Aufgaben, die KI-Automatisierung heute übernimmt.
KI-Automatisierung für kleine Unternehmen und Handwerk
KI-Automatisierung ist kein Thema nur für Konzerne. Gerade in kleinen Betrieben bleibt Büroarbeit oft an wenigen Personen hängen, abends oder am Wochenende. Schon ein einziger automatisierter Ablauf, etwa die Terminvergabe oder das Vorbereiten von Angeboten, entlastet spürbar.
Wie das im Handwerk konkret aussieht: KI im Handwerk: Aufgaben, die Betriebe heute abgeben können.
Mit welchen Werkzeugen funktioniert KI-Automatisierung?
Meist besteht eine Lösung aus drei Teilen: einem Werkzeug, das Abläufe verbindet (zum Beispiel n8n, Make oder Zapier), einem KI-Modell, das Texte versteht und schreibt, und Ihren vorhandenen Programmen wie E-Mail, Kalender, CRM oder Buchhaltung.
n8n lässt sich auch selbst betreiben oder mit Servern in der EU nutzen, das hilft beim Datenschutz. Welches Werkzeug zu Ihnen passt, zeigt unser Vergleich: n8n, Make oder Zapier?
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent übernimmt eine Aufgabe von Anfang bis Ende und entscheidet dabei selbst, welche Schritte nötig sind: Er liest eine Anfrage, schaut im Kalender nach, schlägt einen Termin vor und schickt die Bestätigung. Klare Grenzen und eine Freigabe durch Menschen bei wichtigen Schritten gehören dazu.
Ausführlich: KI-Agenten für Unternehmen: was sie können und wie Sie anfangen.
Was kostet KI-Automatisierung?
Die Kosten setzen sich aus drei Teilen zusammen: der Einrichtung, dem laufenden Betrieb (Software, KI-Nutzung, Hosting) und der Betreuung, die Abläufe überwacht, anpasst und erweitert. Wie hoch sie sind, hängt davon ab, wie viele Abläufe automatisiert werden und wie viele Programme verbunden sind.
Die wichtigere Zahl ist die Gegenrechnung: Ein Ablauf, der ein Teammitglied zehn Stunden pro Woche bindet, kostet bei 45 € pro Stunde rund 1.950 € im Monat, jeden Monat. Daran misst sich, was eine Automatisierung wert ist. Wie Sie das für Ihre Abläufe rechnen: Was kostet KI-Automatisierung 2026?
Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn sie von Anfang an richtig geplant wird. Das gilt in Deutschland und Österreich (DSGVO) ebenso wie in der Schweiz, wo das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) vergleichbare Grundsätze verlangt:
- Verträge: Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Diensten, die personenbezogene Daten verarbeiten.
- Standort: Dienste mit Servern in der EU oder selbst betriebene Werkzeuge.
- Sparsamkeit: nur die Daten an die KI geben, die für die Aufgabe nötig sind.
- Mensch im Ablauf: Freigabe bei sensiblen oder folgenreichen Schritten.
- Transparenz: Wer mit einem Chatbot oder Telefonassistenten spricht, muss erkennen können, dass es eine KI ist (EU-KI-Verordnung, seit 2. August 2026; in der Schweiz gilt sie nicht direkt, wohl aber für Angebote an Kunden in der EU). Mehr für Österreich und die Schweiz: KI-Agentur für Österreich und die Schweiz.
So fangen Sie an
- Einen Ablauf auswählen, der täglich vorkommt und immer gleich läuft.
- Messen: Wie viele Minuten kostet er, wie oft im Monat?
- Pilot: Den Ablauf automatisieren, Ihr Team prüft die Ergebnisse.
- Ausbauen: Wenn es läuft, den nächsten Ablauf anschließen.
Der kostenlose KI-Check rechnet aus Ihren Angaben aus, wie viele Stunden pro Woche KI Ihrem Team abnehmen kann.
Pakete und Preise
Klarer Umfang. Festes Angebot.
Drei Pakete, vom ersten automatisierten Ablauf bis zum vernetzten Betrieb. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein festes Angebot.
- StartEin Ablauf, der täglich Zeit kostet.
- WachstumMehrere Abläufe und ein KI-Agent für Anfragen.
- KomplettIhr Betrieb als vernetztes System.
Häufige Fragen
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung bedeutet, dass Software mit künstlicher Intelligenz wiederkehrende Aufgaben selbstständig erledigt: Sie liest E-Mails, versteht Anfragen, trägt Daten ein und stößt die nächsten Schritte an. Anders als starre Regeln kommt sie auch mit unterschiedlich formulierten Eingaben zurecht.
Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI-Automatisierung?
Klassische Automatisierung arbeitet feste Regeln ab, etwa „wenn eine Rechnung kommt, lege sie in Ordner X“. KI-Automatisierung versteht zusätzlich Inhalte: Sie erkennt, worum es in einer frei formulierten E-Mail geht, liest Daten aus unterschiedlich aufgebauten Dokumenten und entscheidet, welcher Schritt passt. Beides wird oft kombiniert.
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist ein Programm, das eine Aufgabe von Anfang bis Ende übernimmt, zum Beispiel eine Kundenanfrage beantworten, einen Termin eintragen und die Bestätigung verschicken. Er arbeitet mit Ihren bestehenden Werkzeugen wie E-Mail, Kalender oder CRM.
Welche Prozesse eignen sich für KI-Automatisierung?
Abläufe, die oft vorkommen, immer ähnlich laufen und mit Texten, E-Mails oder Dokumenten zu tun haben: Anfragen beantworten, Termine buchen, Rechnungen und Lieferscheine auslesen, Daten ins CRM übertragen, interne Fragen aus Handbüchern beantworten. Entscheidungen mit großer Tragweite bleiben bei Menschen.
Mit welchen Systemen lässt sich das verbinden?
Mit den Werkzeugen, die Sie schon nutzen: CRM, ERP, E-Mail, Kalender, Buchhaltung und andere Programme mit Schnittstelle (API). Wir verbinden sie zu einem durchgehend automatisierten Ablauf, zum Beispiel mit n8n, Make oder Zapier.
Was kostet KI-Automatisierung?
Das hängt davon ab, wie viele Abläufe automatisiert werden, wie viele Programme verbunden sind und ob der Betrieb laufend betreut wird. Entscheidend ist der Gegenwert: Ein Ablauf, der Ihr Team heute zehn Stunden pro Woche kostet, bindet bei 45 € pro Stunde rund 1.950 € im Monat. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein festes Angebot mit allen einmaligen und laufenden Kosten.
Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn sie richtig aufgesetzt ist: mit Auftragsverarbeitungsverträgen, Diensten mit Servern in der EU oder selbst betriebenen Werkzeugen, so wenig personenbezogenen Daten wie nötig und einer Freigabe durch Menschen bei sensiblen Vorgängen. Für Unternehmen in der Schweiz gilt zusätzlich das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) mit vergleichbaren Grundsätzen. Das klären wir vor dem Start.
Arbeiten Sie auch mit Unternehmen in Österreich und der Schweiz?
Ja. Die meisten Projekte lassen sich vollständig online umsetzen, deshalb arbeiten wir mit Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Rechtliche Unterschiede, etwa beim Datenschutz in der Schweiz, berücksichtigen wir von Anfang an.
Brauche ich dafür neue Software?
Meist nicht. KI-Automatisierung verbindet die Programme, die Sie schon haben. Neu ist nur der Ablauf dazwischen, der die Arbeit erledigt.
Woran sehe ich, ob sich die Automatisierung lohnt?
Rechnen Sie vorher: Minuten pro Vorgang mal Anzahl pro Monat ergibt die Zeit, die der Ablauf heute kostet. Nach dem Start zeigen Dashboards, wie viele Vorgänge automatisch erledigt wurden. So ist der Nutzen messbar statt geschätzt.
Wie fange ich am besten an?
Mit einem einzigen Ablauf, der täglich vorkommt und immer gleich läuft. Den setzen wir als Pilot um, Ihr Team prüft die Ergebnisse, danach wird ausgebaut. Der kostenlose KI-Check zeigt vorab, wie viele Stunden pro Woche drin sind.
Bereit, Zeit zu sparen?
Im kostenlosen Erstgespräch finden wir heraus, welche Abläufe sich in Ihrem Unternehmen automatisieren lassen.